5 ซอฟต์แวร์ที่ช่วย Startup พัฒนาประสิทธิภาพและเพิ่ม Productivity

December 24, 2020

SHARE

Productivity หรือผลิตภาพ คือ ตัวชี้วัดถึงประสิทธิภาพในกระบวนการทำงาน วัดความสำเร็จของธุรกิจ ซึ่งสามารถวัดได้ตั้งแต่กระบวนการผลิต การทำงาน ตลอดจนถึงการบริการ โดย Productivity เป็นสิ่งที่สร้างได้ด้วย concept ลดระยะเวลาทำงาน แต่เพิ่มประสิทธิภาพในชิ้นงานแทน

 

Productivity สำคัญอย่างไรต่อ Startup

การสร้าง Productivity ช่วยแก้ปัญหาที่ซ่อนอยู่ในการทำงาน มีหลายสถิติที่บ่งชี้ว่าการทำงานในหลายบริษัทยังมีข้อบกพร่องที่รอการแก้ไขอยู่

  • เวลาทำงานมากกว่า 60% สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์
  • การสื่อสารที่ซับซ้อนภายในทีม ลดประสิทธิภาพการทำงานถึง 86%
  • โดยเฉลี่ยคนในทีมมักถูกรบกวนเวลางานมากกว่า 56 ครั้งต่อวัน

ธุรกิจแบบ Startup ส่วนใหญ่ทรัพยากรมีอยู่จำกัด ดังนั้นการใช้งานทรัพยากรให้คุ้มค่าจึงสำคัญ การสร้าง Productivity ในองค์กรเป็นตัวช่วยให้ Startup เติบโตได้เร็วยิ่งขึ้น ด้วยการอุดรอยรั่วลดปัญหาขณะทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพภายในทีม

ประโยชน์ของสร้าง Productivity

Productivity เป็นสิ่งที่สร้างได้หลายวิธีทั้งในเชิงการปรับพฤติกรรมการทำงาน เปลี่ยนวิถีชีวิต และการนำเครื่องมือมาเป็นตัวช่วยในการสร้าง Productivity ซึ่งการสร้าง Productivity ส่งผลดีต่อทั้งองค์กรและพนักงาน โดยประโยชน์ของ Productivity มีดังนี้

1. เพิ่มกำไรให้กับธุรกิจ ด้วย Quantifying Performance จัดการภาระงานที่มีในปริมาณที่เหมาะสม ติดตามภาระงานที่ค้าง ซึ่งอาจส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น การปิดการขายหรือการติดต่อลูกค้า หากงานเหล่านี้ถูกจัดการให้มีประสิทธิภาพ จะช่วยเพิ่มกำไรให้ธุรกิจมากขึ้น

2. เพิ่มประสิทธิภาพในกับพนักงาน การสร้าง Productivity ภายในทีม ส่งผลให้พนักงานภายในทีมพัฒนาตามผลงานทีมไปด้วย เพราะ Productivity ไม่สามารถสร้างได้ด้วยระบบเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัยความร่วมมือจากพนักงานด้วย

3. เพิ่มโอกาสในการเติบโตทางธุรกิจ เมื่อทีมมีประสิทธิภาพและระบบการทำงานมีความพร้อมมากพอ ทั้งสององค์ประกอบนี้จะช่วยตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร ช่วยเพิ่มโอกาสพาธุรกิจให้เติบโตได้จากการลดอุปสรรคการทำงาน

4. เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีภายในทีม Communication Management เป็นหัวใจหลักในการสร้าง Productivity เมื่อการสื่อสารดี ทุกฝ่ายในทีมเข้าถึงและเข้าใจกันมากขึ้น ความสัมพันธ์ภายในทีมก็จะดีตามไปด้วย

5. ลดต้นทุนในการจัดการองค์กร เมื่อเปลี่ยนรูปแบบการจัดการภายในทีมที่ซับซ้อน มาปรับใช้ซอฟต์แวร์ที่มีราคาไม่สูง จะช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นในการจัดการทีมได้

6. แก้ปัญหาพนักงานหมดไฟในการทำงาน ปัญหา Burnout Syndrome แก้ได้ด้วยการลดความเครียดในการทำงาน ผ่านการจัดการภาระงานที่ซ้ำซ้อนให้ง่ายมากขึ้นด้วยแนวคิด Simplifying Processes เมื่อพนักงานมีพัฒนาการ จะเห็นคุณค่าของตัวเองจากความสำเร็จในการทำงาน และภาวะหมดไฟก็จะลดลง

 

ตัวอย่าง 5 ซอฟต์แวร์ที่ช่วยเพิ่ม Productivity

1. Trello

Trello คือ Collaboration Software หรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ทำงานร่วมกันภายในองค์กร เป็น dashboard ที่ช่วยจัดการงาน สร้าง task หรือภาระงาน สามารถติดตามสถานะงานได้ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจบกระบวนการ สิ่งที่ทำให้ Trello น่าสนใจคือ การพลิกแพลงการใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งทำ Daily Updates, ระบบ CRM ไปจนถึงการทำ Report รายงานผลการทำงาน

นอกจากนี้ Trello ยังช่วยสร้าง Productivity ด้วยการลดต้นทุนการจัดการภายในองค์กร ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ ทำให้ทีมสามารถติดตามงานที่ตกหล่น วิเคราะห์สาเหตุของความผิดพลาดและป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก รวมถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีม

ตัวอย่างบริษัทที่เลือกใช้งาน Trello เช่น Squarespace, Fender และ Lush เป็นต้น

2. ClickUp

ClickUp คือ Project Management Software เป็นซอต์ฟแวร์ที่ช่วยจัดการโปรเจกต์ภายในทีม มีรูปร่างหน้าตาคล้ายกับ Trello เป็น Dashboard เหมือนกัน แต่มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกมากขึ้น เช่น Checklist สำหรับตรวจสอบงานที่ต้องทำหรือทำเสร็จไปแล้ว และมีฟีเจอร์ Subtask สำหรับงานที่มีรายละเอียดยิบย่อย รวมถึงสามารถ Comment ที่ Task ได้เลย เป็นต้น

สิ่งที่น่าสนใจสำหรับ ClickUp คือฟีเจอร์ในการจัดการเวลาทำงาน โดยซอฟต์แวร์นี้สามารถติดตามระยะเวลาการทำงานได้ ด้วยฟีเจอร์ Track time ซึ่งการติดตามเวลาในการทำงานจะช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับทีม

โดยทีมจะรู้ว่างานประเภทไหน ใช้เวลาทำเท่าไร ทำให้สามารถจัดการเวลาที่เหมาะสมช่วยเพิ่มความท้าทายในการทำงานและยังสามารถแก้ปัญหาสภาวะหมดไฟในการทำงานได้ (Burnout Syndrome)

ตัวอย่างบริษัทที่เลือกใช้งาน ClickUp เช่น Uber, Airbnb และ Nike เป็นต้น

3. Evernote

Evernote เป็น Note Taking Software ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การจดโน๊ตง่ายมากขึ้น ทั้งการจดโน๊ตที่สามารถแปะเว็บที่สนใจ ด้วยฟีเจอร์ Web Clipper หรือฟีเจอร์ Document Scanning ที่ช่วยสแกนเอกสารลงในโน๊ต สิ่งที่ทำให้ Evernote น่าสนใจคือ หน้าตาที่เรียบง่ายและการจัดเรียงข้อมูลที่เป็นระเบียบ รวมถึงความสามารถในการแชร์โน๊ตไปยังคนที่ต้องการ ซึ่งสามารถแก้ไขโน๊ตได้เหมือนกันกับการแชร์ Google Docs ที่สะดวกรวดเร็ว ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน

Evernote ช่วยสร้าง Productivity ให้กับพนักงานโดยตรง (Personal Productivity) ด้วยความสะดวก ลดการทำงานที่ซับซ้อน ทำให้เรียบเรียงลำดับความคิด และจัดเก็บข้อมูลได้ง่ายมากขึ้น

ตัวอย่างบริษัทที่เลือกใช้งาน Evernote เช่น Harvard Medical School, Whole Food Market และ NBC Universal เป็นต้น

4. Rescue Time

Rescue Time คือ Time Management Software ที่ช่วยจัดการเวลาทีมของคุณในแต่ละวัน ด้วยการติดตามว่าภายใน 1 วัน คุณเข้าเว็บไซต์ไหนบ้าง ใช้ระยะเวลานานเท่าไร ซึ่งคุณสามารถกำหนดได้ว่าหนึ่งวันจะเข้าเว็บไซต์ไหนกี่ชั่วโมง ช่วยป้องกันปัญหาการท่องเว็บเพลินจนลืมทำงาน

Rescue Time ช่วยแก้ปัญหางานที่ค้าง ด้วยการตรวจสอบว่าภายในหนึ่งวัน ทีมของคุณใช้ระยะเวลาไปกับเว็บอะไร เพื่อจะได้หาทางปรับปรุงพฤติกรรมการใช้ browser ต่อไป

ตัวอย่างบริษัทที่เลือกใช้งาน Rescue Time เช่น Harvard Business Review, The Wall Street Journal และ The New York Times เป็นต้น

5. Slack

Slack เป็น Messaging Software ที่เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารระหว่างทีม ด้วยโปรแกรมแชทที่มีฟีเจอร์เอื้อต่อการคุยงาน ทั้งการตั้งกรุ๊ปแยกเฉพาะโปรเจกต์ (Channel) ฟีเจอร์ Saved สำหรับการจัดเก็บข้อมูลสำคัญ และฟีเจอร์ Threads ที่สามารถโต้ตอบในประเด็นแยกได้ โดยไม่ปะปนกับเรื่องอื่น

การสร้าง Productivity ด้วย Slack นั้น จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการสื่อสารภายในทีม ซึ่งการจัดการสื่อสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยลดขั้นตอนการคุยงานที่ทับซ้อนรวมไว้ที่เดียว อีกทั้งการใช้ Slack ยังช่วยเรื่องโฟกัส ให้คุณสามารถแยกระหว่างงานกับเรื่องส่วนตัวออกจากกัน (เรื่องส่วนตัวคุยใน Line ส่วน Slack ใช้คุยงานเท่านั้น)

ตัวอย่างบริษัทที่เลือกใช้งาน Slack เช่น Uber, TD Ameritrade และ Oracle เป็นต้น

ตารางเปรียบเทียบการทำงานของซอฟต์แวร์ในการสร้าง Productive

*หมายเหตุ

  • Quantifying Performance คือ การสร้าง Productive ด้วยการจัดการปริมาณงานให้ออกมามีประสิทธิภาพในปริมาณที่เหมาะสม
  • Remove Unproductive Work คือ การจัดการพฤติกรรมที่ไม่มีประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น การใช้เวลาในการทำงานนานเกินไป หรือ การท่องเว็บไซต์อื่นที่ไม่เกี่ยวกับงาน เป็นต้น
  • Communication Management คือ การจัดการปัญหาการสื่อสารภายในทีม ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพภายในทีม
  • Simplifying Processes คือ การเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน หลายขั้นตอนให้เรียบง่ายมากยิ่งขึ้น

Summary

การสร้าง Productivity ในองค์กรถือเป็นฟันเฟืองสำคัญในการพัฒนาธุรกิจให้เติบโต ทั้งด้านผลกำไรและการจัดการทรัพยากร ซึ่ง Productivity สร้างได้ด้วยการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงาน โดยมีซอฟต์แวร์เป็นตัวช่วย ตั้งแต่ซอฟต์แวร์ช่วยจัดการเวลาจนไปถึงปรับเปลี่ยนรูปแบบการสื่อสาร

ทั้งนี้ Productivity เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งที่ในการพัฒนาทีมเท่านั้น ยังมีอีกหลายปัจจัยที่พาให้ Startup ประสบความสำเร็จ อย่างการใช้ Data-Driven Mindset และ Design Thinking หรือการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อรับคำแนะนำในการทำธุรกิจต่อไป

SHARE